Сроки хранения документов ИП
Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.
Или ИП применяет ОСНО и начисляет НДС — оформленные счета-фактуры также придется подшить в дело и хранить 4 года на основании той же нормы кодекса.
Особенности исчисления сроков предпринимателем
Необходимо отметить, что период хранения книги полученных доходов для ИП-упрощенцев, указанный в перечне, утвержденном приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, отличается от общих налоговых сроков. Согласно перечню этот документ должен храниться постоянно.
Итоги
Срок хранения документов ИП зависит от многих факторов. Если предприниматель применяет упрощенку, при которой расходы не учитываются, хранить первичку по ним необязательно. Остальные появившиеся в процессе деятельности документы подлежат хранению в установленные законом сроки.
Если ИП получил убыток и переносит его, учитывая в последующих периодах при расчете налога, нормативно установленный срок хранения документов, обосновывающий величину убытка, удлиняется на период его переноса.
Все юридические лица сталкиваются с проблемой хранения документов. Здесь возникает ряд вопросов: как правильно хранить, какие сроки установлены для этого, где должны находиться документы. Этими же вопросами задаются и предприниматели. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели освобождены от ведения ряда документов, некоторые требования все же существуют.
Какие документы необходимо хранить
- В случае, если предприниматель работает с НДС на общей системе, то хранение бухгалтерских документов, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет.
- Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет.
- Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
- Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет.
- Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.
- Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.
Сроки хранения документов
| Документы, которые могут быть затребованы различными организациями | Срок хранения | С какой даты считать срок |
| Трудовые договора, личные карточки и дела работников, приказы о приеме на работу и увольнении, премиях, командировках | В зависимости от срока составления документа, необходимо хранить до 75лет,если это было до 2003г., и 50лет после 2003г. | Срок хранения считается с 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ. |
| Штатное расписание | Хранить нужно всегда | С даты составления документа. |
| Журналы учета рабочего времени | 5 лет | С даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал. |
| График отпусков | 1 год | С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график. |
|
Хранение для налоговой инспекции
Во время камеральных или выездных проверок, налоговая инспекция может истребовать ряд документов от индивидуального предпринимателя, например: книгу доходов и расходов, журнал учета отпусков, договора с покупателями и поставщиками.
Штрафы за отсутствующие документы у ИП
| Кто требует | Размер штрафа |
| ИФНС | От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ |
| ФСС | От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ) |
| Трудинспекция | От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Росалькогольрегулирование | От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ) |
Хранение документов после закрытия ИП
В случае, если индивидуальный предприниматель решил прекратить свою деятельность, ему необходимо сдать текущую документацию в архив.
Кадровые документы сдаются в государственный или муниципальный архив по адресу местожительства ИП. Остальные документы — в частную архивную компанию.
Сроков передачи документов в архив нет.
Важно! Налоговая инспекция вправе проверить ИП после прекращения деятельности в течение четырех лет. Если ИФНС запросила документы, которые ИП сдал в архив, придется запрашивать копии.
Ответственность за непредставление документов из-за порчи
Если предприниматель не может предоставить затребованные налоговой инспекцией документы и это происходит более двух раз, к вам могут быть применены административные меры наказания. Минимальная сумма штрафа составляет не менее 10 000 рублей.
Важно! В случае утери документов, их необходимо восстановить. Если это можно запросить у контрагентов, то попросите повторно, объяснив причину и написав официальный запрос. По крайней мере будет подтверждение, что вы обращались с просьбой о предоставлении дубликатов.
А вот если учетные документы были утрачены в связи с кражей, или в следствии стихийных бедствий – пожар, наводнение, затопление помещения. то ситуация становится сложнее. Для этого понадобиться произвести расследование, подробно указав причины произошедшего. В зависимости от документа и назначается служба для ведения расследования. После чего составляется акт и передается в налоговую инспекцию как подтверждение.
Регистрационные документы запрашиваются в ИФНС по заявлению на каждый документ, а также придется оплатить государственную пошлину в размере 300 рублей.
Важно! Хранить документы свыше установленного законодательством срока нет смысла, их лучше утилизировать с помощью специального оборудования или сжечь, однако заранее убедитесь, что именно эти документы уже подлежат уничтожению.
Таким образом, можно сделать вывод, что документы необходимо хранить. И хранить лучше в специально отведенном для этого месте, например, в несгораемом шкафу для надежности. А также систематизировать их, чтобы проще было ориентироваться, собрать по папкам и каждую подписать. Ведь когда порядок в бумагах легче работать и предоставлять для проверок данные.
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
Есть ли необходимость индивидуальному предпринимателю хранить документы?
Ответ:
Да, предприниматель должен наряду с юридическими лицами хранить свою документацию, поскольку в случае возникновения каких-либо судебных дел либо налоговой проверки потребуется предоставление тех или иных бумаг, если предприниматель на тот момент прекратил свою деятельность, нужно обращаться в архив.
2.Вопрос №2:
Какой срок давности по проверкам для закрытых предпринимателей?
Ответ:
Проверить индивидуального предпринимателя могут в течении четырех лет, однако если назначить после этого новое дело, то сроки могут сдвигаться и на более длинные промежутки времени.
Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.
Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».
Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).
Внимание! Бесплатно скачать таблицу сроков хранения документов в 2019 году вы можете по ссылке:
Работайте с кадровыми документами легко и удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она включает автоматическое формирование отчетности по НДФЛ и страховым взносам. Попробуйте бесплатно:
Сроки хранения документов
Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году
Документ
Сколько хранить
Бухгалтерские документы
Документы по покупкам и реализации
(договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)
5 лет
Документы по банку
(выписки, платежные поручения, чековая книжка)
5 лет
(кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)
Инвентарная карточка ОС
5 лет после выбытия ОС
5 лет
Приказы по основной деятельности
До закрытия компании
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)
5 лет
Бухгалтерская отчетность
(баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО
До закрытия компании
До закрытия компании
Документы по налогам
Регистры налогового учета
5 лет
Налоговая отчетность
(налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте
4 года
Книги покупок и продаж с доп листами
4 года
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН
До закрытия компании
Акт сверки с ИФНС
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу
в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков
Документы по страховым взносам
Платежки на перечисление взносов
6 лет
Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования
Годовой – до закрытия компании
6 лет
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)
До закрытия компании
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)
Хранить вместе с отчетом
Кадровые документы
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)
До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)
Личная карточка и копии документов работника*
— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже;
— 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.
Трудовой договор и дополнения к нему
Приказы по кадрам
Табель учета рабочего времени
Больничный лист и расчет по нему
5 лет
График отпусков работников
1 год после использования
До закрытия компании
* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.
Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.
Что делать если истек срок хранения документов?
Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.
Штраф за отсутствие документов
За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН.
Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).
Загрузка...