Что такое личное дело
Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия (если работодатель принял решение о ведении таких документов). По закону дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон от 27.04.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента от 30.05.2005 № 609), для остальных, как уже было сказано, по решению и желанию руководства. Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель (конкретные сроки см. в разделе ниже).
Состав личного дела
Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель. Как правило сюда входят:
- анкета;
- заявление о приеме на работу (для простых смертных этот документ не обязателен, но для госов это заявление должно быть написано (см. пункт 2 статьи 26 Федерального закона от 27.04.2004 № 79-ФЗ);
- копии паспортов, дипломов, военных билетов и т. д.
Для госов такой список содержания дела регламентируется пунктом 16 Положения, утвержденного Указом Президента от 30.05.2005 № 609.
Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.
Порядок ведения дел
Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их священная обязанность. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров строго регламентируется внутренней документацией.
После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, т. е. дополнять по мере поступления документами до момента увольнения.
Первым подшивается дополнение к личному листку по учету кадров, затем персональные данные (анкета; копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т. д.) и далее прилагают сведения о работе. Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху.
Так, брошюруется отдельная папка, на титульном листе которой указывают: название организации, номер (если ведется нумерация), Ф.И.О. сотрудника, дата начала ведения (дата издания приказа о приеме), дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении), количество листов самого дела (данную графу заполняют отправляя дела в архив), срок хранения (прописывается при закрытии дела).
Кто имеет доступ к персональным данным
Разрешение на доступ к этим документам регламентируется приказом руководителя организации. Сам сотрудник организации имеет право на любую информацию из своего дела.
Обязанность кадровика — не реже одного раза в год знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих организаций такого требования не установлено. Факт знакомства с содержанием фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке, прилагаемой к делу гражданского служащего.
Хранение и учет личных дел работников
Дела можно хранить как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование —эти шкафы и сейфы должны исключать доступ к их содержанию третьих лиц. Документы в сейфах располагают по номерам, а в небольших организациях в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.
Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, определяется законодательно: в коммерческих организациях бумаги с содержанием персональных данных работников хранятся 75 лет (см. пункт 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), потом уничтожаются.
Для госов немного не так. Пока человек работает, его бумаги с персональными данными лежат в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф (для уволенных) и будут там держать еще 10 лет. И только по истечению десятилетия эти документы будут переданы в архив, где срок хранения личных дел уволенных сотрудников будет определяться понятиями вечности (75 лет — почти что вечность).
Если в какой-либо период человек опять устроится в госорганы, сведения по нему поднимут и отправят вдогонку к новому работодателю по его письменному запросу.
Архивация личных дел уволенных сотрудников производится работниками из отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все могут готовить дела к архивации).
Ответственность за распространение персональных данных
Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет наложение штрафа (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):
- на граждан — от 3000 до 5000 руб.;
- должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
- юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.
Идентификационным номером налогоплательщика называется его личный цифровой код в налоговой инспекции. Данный номер используется для учёта сведений о подлежащих налогообложению доходах плательщика. Кроме этого, с его помощью учитываются уплачиваемые налоги на имущество, доходы физических лиц и другие.
Приказ ФНС России № ММВ-7-6/435 от 29.06.2012 г. утверждает порядок и условия присвоения, использования и изменения ИНН.
Налоговые органы присваивают ИНН налогоплательщику в индивидуальном порядке. У физических лиц номер включает в себя 12 цифр. После присвоения ИНН налогоплательщик получает свидетельство о постановке на учёт, которое подтверждает его регистрацию в ИФНС по месту прописки. В данном свидетельстве содержатся номер ИНН и регистрационная дата.
Идентификационный налоговый номер указывается в подаваемых в органы ИФНС декларациях, отчётах, заявлениях и ряде других документов, предусмотренных законодательством.
|
При трудоустройстве нового сотрудника большинство работодателей просят его предоставить ИНН. Однако иногда возникают следующие ситуации:
Данный факт не повлияет на трудоустройство, поскольку ИНН — это не обязательный документ при приёме на работу.
В обязанности работодателя не входит оформление ИНН работнику. Он самостоятельно оформляет данное свидетельство в ИФНС по месту прописки. После его получения сотрудник сообщает работодателю свой номер.
Пункт 24 Порядка постановки на учёт обязывает предоставить:
- заявление физического лица о регистрации в налоговой инспекции (форма № 2-2-Учёт);
- документ, удостоверяющий личность.
Если свидетельство о постановке на учёт выдаётся впервые, то оно вручается бесплатно.
Идентификационный налоговый номер узнать можно в налоговой службе или при помощи личного кабинета налогоплательщика, если таковым является физическое лицо.
Для восстановления свидетельства обращаются в ИФНС по месту жительства. Оплатив госпошлину 200 руб. в течение 5 рабочих дней, получают новое свидетельство. ИНН при этом остаётся прежним.
ИНН не меняется при смене инициалов налогоплательщика. В этом случае налоговые органы на основании сведений, предоставленных ЗАГСом, выпускают новое свидетельство, выдаваемое бесплатно в ИФНС по месту постановки на учёт.
При подаче сведений в налоговую ИФНС не вправе отказать в приёме отчетности. Однако работники иногда просят выдать справку по форме 2-НДФЛ с целью получения кредита, а ряд банков не принимают данную справку без ИНН.
Загрузка...