С 04.01.2019 действуют новые требования к документам, представляемым в налоговую на бумаге. Они прописаны в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@. Смотрите, как нужно формировать пакет для ИФНС.
Если документов много, разделите их на тома. В каждый том определите не более 150 листов. Все листы каждого тома прошейте и пронумеруйте сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.
Многостраничные документы объемом свыше 150 листов разделять не надо, один такой документ — один том.
Прошивайте бумаги так, чтобы:
- документы можно было свободно читать: был виден текст документов, все реквизиты, даты, визы, резолюции, иные надписи, печати, штампы и отметки;
- каждый лист подшивки можно было легко скопировать;
- при чтении и копировании подшивка не разрушалась.
Прошейте документы толстой нитью, выведите ее концы на оборотную сторону последнего листа и свяжите.
На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклейте бумажную наклейку с заверительной надписью.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Требования заверять каждый лист подшивки в новых правилах нет. Заверяйте подшивку целиком. Нет в них и ограничений по размеру наклейки и нитей (раньше Минфин просил, чтобы наклейка была размером 40–60 мм на 40–50 мм, а концы нити не выходили за наклейку более чем на 2–2,5 см).
Эта надпись должна содержать:
- наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов, либо указание на то, что она сделана индивидуальным предпринимателем или другим частнопрактикующим лицом (адвокатом, нотариусом, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным);
- личную подпись, фамилию, инициалы этого лица;
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.
- количество листов (арабскими цифрами и прописью);
- дату.
К подшивке обязательно оформите сопроводительное письмо. В нем укажите:
- основание представления документов, то есть дату и номер требования;
- общее количество листов.
Нужна также опись представленных документов. Ее можно включить прямо в сопроводительное письмо или оформить отдельным документом.
Образец описи для налоговой можно увидеть здесь.
После сдачи физ лицом декларации 3-НДФЛ с прилагаемыми к ней документами, сотрудники налоговой инспекции потребовали явиться к ним и заверить копии предоставленных ранее документов, т.е. написать «копия верна, ФИО, подпись, дата». Подскажите, пожалуйста, правомерно ли это? Если да , то на каком основании. В Письме ФНС России от 22.11.2012 № ЕД-4-3/19630@ «О направлении информации» сказано только о предоставлении «копий» документов (о их заверении не говорится). Также находила информацию (к сожалению, без ссылок на правовую базу), что физ лицо не имеет права заверять подобные документы, и в таком случае они считаются ненадлежаще заверенными и являются недействительными.
Как заверить копии документов?
По закону все копии документов должны быть заверены нотариально или самостоятельно налогоплательщиком.
Что бы проверить информацию из Интернета, я пролистала довольно много ресурсов, но законодательного подтверждения не нашла.
Казалось бы, можно попросить руководителя заверить копии документов и поставить печать организации (требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003), но директор разъяснил, что организация может заверять далеко не все документы: «Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).»
Так что же делать с копией таких документов, как паспорт, реквизиты счета, свидетельство о рождении или о браке?
Буду крайне признательна за ссылки на статьи законов, нормативных актов, и т.п.
При проведении проверки – камеральной, выездной или встречной – налоговики вправе потребовать у организации/ИП представить дополнительные документы (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). НК РФ предусматривает несколько способов, как это сделать (п. 2 ст. 93 НК РФ):
- руководитель организации (ИП) лично или через представителя передает документы в инспекцию;
- документы отправляют по почте заказным письмом (как правило, с описью вложения);
- документы передаются в ИФНС в электронном виде по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.
В налоговые органы, естественно, представляются не оригиналы документов, а их копии, которые должны быть надлежаще заверены. И если вы подаете копии на бумаге, то лучше к ним приложить опись документов.
Бумажные копии документов
Бумажная копия документа заверяется подписью руководителя организации (ИП) либо лица, уполномоченного доверенностью. Требовать нотариального заверения копий налоговики не вправе (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Если документ содержит в себе несколько страниц, то заверить нужно либо каждую страницу в нем, либо пронумеровать и прошить все страницы, сделать бумажную наклейку и уже на ней поставить заверительную надпись. При этом количество страниц в документе не должно превышать 150, и прошивка должна быть выполнена так, чтобы не мешала ознакомлению с текстом на каждой страницей. В том числе на листах должны быть четко различимы подписи, печати, даты и т.д. (Письмо Минфина от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 , п. 21 Письма ФНС от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ ).
Заверительная надпись
Если заверяется каждая страница, то в надписи фиксируется верность документа, ставится дата, должность, ФИО лица, подтверждающего подлинность, и его подпись. К примеру, запись может выглядеть так:
Также поверх надписи можно поставить печать, если она есть. Но это необязательно (Письмо ФНС от 06.09.2016 N ОА-4-17/16629@ ).
Отметим, что в надписи не нужно указывать место хранения документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 14.08.2018 N 24-15/176045@ ).
Электронные копии документов
Электронные документы можно направить в инспекцию по ТКС в утвержденном налоговиками формате (Приказ ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@ ), а также в виде скан-образов, в соответствии с порядком их представления (утв. Приказом ФНС от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ ). Заверены документы должны быть усиленной квалифицированной электронной подписью.
Загрузка...